Kadry i Płace

Podstawą do wypłacenia osobom zatrudnionym wynagrodzenia jest najczęściej lista płac, sporządzana na podstawie źródłowych dokumentów płacowych i kadrowych.

Naliczając wynagrodzenia należy uwzględnić  min. zasady naliczenia wynagrodzenia, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy czy też różnego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników. Składniki wynagrodzenia, które są nieodłącznym elementem listy płac mogą mieć charakter obligatoryjny bądź fakultatywny, mogą być  zwolnione z opodatkowania i oskładkowania czy też nie.

Znajomość takich informacji, które na bieżąco należy aktualizować jest niezbędna do prawidłowego prowadzenia płac, a także rzetelnego reprezentowania podczas Kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowej Inspekcji Pracy. Warto zatem powierzyć wykonywanie tych obowiązków osobom mającym wiedzę w tym zakresie.

Prowadzenie i archiwizowanie oraz bieżące sporządzanie dokumentacji personalnej wraz z tajnikami rozliczania czasu pracy to nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców.

Kadry to nie tylko prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników to też szereg zadań dotyczących rozliczania czasu pracy, urlopów, uprawnień rodzicielskich, nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy bądź cywilnoprawnego, delegowanie pracowników zatrudnionych w kraju do pracy za granicą czy też zatrudnienia obcokrajowców w Polsce.

Prawo pracy to zbiór powszechnie i wewnętrznie obowiązujących przepisów, z którymi należy na bieżąco zapoznawać się i wcielać w życie każdej firmy dlatego też sprawowanie nad tym opieki to duża odpowiedzialność, którą warto powierzyć osobom z odpowiednimi kompetencjami.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w zależności od formy zatrudnienia mogą mieć charakter obowiązkowy bądź dobrowolny.

Wysokość składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe są określane według stopy procentowej obowiązującej w danym okresie, a potrącane są z kieszeni pracodawcy jak i z pensji pracownika.

Wysokość składek społecznych za osoby prowadzące działalność gospodarczą uzależniona jest od grupy ubezpieczenia w której się znajdują.

Nie można zapominać, że oprócz wyliczenia składek obowiązkiem płatnika jest comiesięczne przesyłanie w wyznaczonym terminie deklaracji rozliczeniowych do ZUS  tj. ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA czy ZUS RSA oraz ich opłacanie na swój numer rachunku składkowego.

Odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie ponosi pracodawca.

Kształtowanie oraz tworzenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest dla pracodawcy jednym z najważniejszych celów w zakresie ochrony zdrowia i życia do których powinien dążyć zatrudniając pracowników. Dla pracodawcy jest to obowiązek, który winien realizować zgodnie z nałożonymi na niego przepisami prawa.

Szkolenia BHP należy powtarzać w czasie trwania stosunku pracy w celu usystematyzowania i utrwalenia wiedzy z tej dziedziny oraz przedstawienia zmian jakie mogły zajść np. w ostatnim okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

Rozróżniamy dwa rodzaje szkoleń, a mianowicie wstępne (przed dopuszczeniem pracownika do pracy) oraz okresowe ( w trakcie zatrudnienia). Jedne i drugie muszą być przeprowadzone przez osobę posiadającą kwalifikacje w tej dziedzinie.

Przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek dokonywać rozliczeń z ZUS i US. Jeśli zatrudnia pracowników niepełnosprawnych to może również ubiegać się o dofinansowania z PFRON.

By prawidłowo naliczać składki ZUS oraz na cele ewidencyjne pracodawca ma obowiązek przekazywać deklaracje rozliczeniowe. ZUS DRA jest składana za okresy miesięczne i w niej wykazane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłacone świadczenia. Do ZUS DRA w niektórych przypadkach dołączać należy także inne dodatkowe raporty. Te informacje są wysyłane za pośrednictwem programu Płatnik. Kolejnym elementem są rozliczenia z Urzędem Skarbowym. Przedsiębiorcy muszą odprowadzać comiesięczne zaliczki na podatki dochodowe za swoich pracowników. Taką informację, w której przekazują zestawienie roczne owych zaliczek jest deklaracja PIT 4-R wysyłana drogą elektroniczną. Innym dokumentem są PIT-y 11 za pracowników, które są informacją o osiągniętym przychodzie w danym roku kalendarzowym. Kolejny organ- PFRON daje możliwość ubiegania się o dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego i by takie można było uzyskać w każdym miesiącu za pośrednictwem portalu SODIR wysyłane są wnioski o wypłaty.

Należy również dodać, że w wyżej wymienionych przykładach rozliczeń ważne są terminy ich wysyłki, których należy każdorazowo przestrzegać.