Obowiązki pracodawcy na przełomie roku

O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ NA KONIEC STAREGO I POCZĄTEK NOWEGO ROKU?

Obowiązki pracodawców na przełomie roku są związane z licznymi wymogami jakie musi on wykonać w stosunku do swoich pracowników, a także do szeregu instytucji.

Poniżej wymieniamy najważniejsze o których należy pamiętać:

1. Udzielenie pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. W myśl art. 161 Kodeksu pracy- urlop powinien zostać udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo jeśli natomiast nie ma takiej możliwości to urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie udzielić należy najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

2. Stworzenie planu urlopów na kolejny rok. W większych zakładach pracy stworzenie planu w oparciu o wnioski urlopowe pracowników jest bardzo pomocne i służy zapewnieniu normalnego toku pracy. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa i wyraziła zgodę na nieustalanie planu urlopów bądź w ogóle nie działa u pracodawcy żadna zakładowa organizacja związkowa wówczas kwestia nietworzenia powinna być określona w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

3. Przekazanie pracownikom do końca stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u pracodawcy informacji o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (jeśli są z tego obowiązku zwolnieni). Przyjmuje się, że nieprzekazanie takiej informacji oznacza, że pracodawca w danym roku tworzy ZFŚS lub wypłaca świadczenia urlopowe.

4. Do końca lutego, każdy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom ZUS RMUA czyli informację roczną dla osoby ubezpieczonej o wysokości przychodu i odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne (jeśli przekazujemy taką informację co miesiąc wówczas nie ma takiego obowiązku, niemniej jednak musi to być przekazane ubezpieczonym minimum raz do roku).

5. Opieka nad dzieckiem. Kolejna rzecz to uzyskanie od pracowników (chyba, że zostały już wcześniej złożone i nic nie uległo zmianie) oświadczeń o braku zamiaru bądź zamiarze korzystania z przywilejów które zapewnia im Kodeks pracy w stosunku do dzieci które nie ukończyły 14 roku życia (opieka nad dzieckiem w myśl art. 188 oraz korzystanie ze zwolnienia na opiekę).

6. Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2022 roku minimalna płaca będzie wynosić 3010 zł brutto. Pod koniec roku pracodawca ma obowiązek dokonać zmian w umowie za pomocą aneksów jeśli wynagrodzenie pracowników zostało określone w stawce niższej. Ta sama sytuacja ma miejsce w przypadku zleceniobiorców- wysokość minimalnej stawki godzinowej będzie wynosić 19,70 zł brutto. Jeżeli w umowach stawka została określona słownie np. jako „wynagrodzenie minimalne” wówczas nie należy dokonywać zmian.

7. Płatnik zasiłków. Na koniec roku należy również ustalić ile na dzień 30 listopada danego roku mamy zgłoszonych osób do ubezpieczenia chorobowego- jeżeli powyżej 20 to wówczas od stycznia kolejnego roku pracodawca staje się płatnikiem zasiłków w swoim zakładzie pracy.

8. 31 styczeń danego roku kalendarzowego to ostateczny termin do kiedy pracodawca musi przekazać do właściwego Urzędu Skarbowego deklaracje roczne takie jak: PIT-11,
PIT-8C, PIT-R (podatnikom należy przekazać w formie papierowej bądź elektronicznej do końca lutego danego roku); PIT-4R oraz PIT-8AR

9. ZUS IWA- to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, którą należy przekazać do ZUS do dnia 31 stycznia za ubiegły rok. Składa się ją wówczas gdy przez wszystkie miesiące w poprzednim roku opłacane były składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku; w poprzednim roku zgłaszanych było do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym przedsiębiorcę) oraz na dzień 31 grudnia firma była wpisana do rejestru REGON. Jeżeli przez ostatnie 3 lata kalendarzowe było składane ZUS IWA to na podstawie tych dokumentów ZUS sam wyliczy stopę procentową, która będzie obowiązywała od 01 kwietnia danego roku.

10. Zaświadczenia o dochodach emeryta bądź rencisty– do końca lutego danego roku zgodnie z art. 127 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z FUS pracodawca zawiadamia ZUS o podjęciu określonego rodzaju działalności przez emeryta bądź rencistę o wysokości osiąganego z tego tytułu przychodu. Ten obowiązek nie dotyczy pracowników, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny tj. 60 lat w przypadku kobiet i 65 lat w przypadku mężczyzn.

11. PFRON– do tego funduszu należy złożyć odpowiednie informacje roczne tj. do 20 stycznia danego roku, w przypadku pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. INF-2 sporządzają Ci, którzy są zwolnieni z wpłat na PFRON czyli zatrudniają co najmniej 25 etatów i osiągają wskaźnik 6% osób niepełnosprawnych bądź DEK-R dla pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 etatów i nie osiągają 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

12. Kolejny obowiązek to przekazanie różnych sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego np. Z-05 (badanie popytu na pracę), Z-10 (warunki pracy) Z-06a czy Z-06b. Wypełniają to jedynie pracodawcy którzy są do tego zobligowani.

Powyższe przykłady to niektóre obowiązki w stosunku do zakładów pracy jakie wynikają z przepisów prawa pracy. Pamiętajmy również o bieżących sprawach, które także należałoby skontrolować z Nowym Rokiem. Są to min. upływające terminy ważności badań lekarskich, szkoleń bezpieczeństwa i higieny pracy, uprawnień do wykonywania zawodu czy też limity długości umów na czas określony.

Izabela Krasucka – specjalista ds. kadr i płac oraz BHP w BIALTAX Kancelaria księgowo podatkowa.

Chcesz wiedzieć więcej ? – wypełnij poniższy formularz i poproś o kontakt